保険や契約の有効期間を日数で管理するには？
Excelを活用して、保険や契約の有効期間を日数で管理し、期限が近づいた際に自動的に警告を表示する方法を解説します。DAYS関数を使うことで、契約の残り日数を簡単に計算し、条件付き書式と組み合わせることで、視覚的に期限を管理できます。
DAYS関数とは？
DAYS(終了日, 開始日) は、2つの日付の間の日数を求める関数です。
- 保険や契約の「終了日」と「今日の日付」を比較することで、残り日数を算出できます。
- 期限が切れているかどうかを判定し、自動でアラートを表示できます。
契約の有効期間を日数で管理する方法
以下のような契約管理表を作成し、残り日数を自動計算します。
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 契約名 | 開始日 | 終了日 | 残り日数 | ステータス |
| 2 | 火災保険 | 2023/04/01 | 2024/04/01 | =DAYS(C2, TODAY()) | =IF(D2>30, “有効”, IF(D2>0, “更新間近”, “期限切れ”)) |
| 3 | 自動車保険 | 2023/07/01 | 2024/07/01 | =DAYS(C3, TODAY()) | =IF(D3>30, “有効”, IF(D3>0, “更新間近”, “期限切れ”)) |
手順
- B列に開始日、C列に終了日を入力します。
- D2セルに =DAYS(C2, TODAY()) を入力し、残り日数を計算します。
- E2セルに =IF(D2>30, “有効”, IF(D2>0, “更新間近”, “期限切れ”)) を入力し、ステータスを判定します。
- 数式をD3:E3までコピーすると、すべての契約の期限管理が自動化されます。
条件付き書式で期限を色分けする
残り日数に応じてセルの色を変更し、視覚的に期限が近い契約を強調します。
設定手順
- D列全体（D2:D3）を選択します。
- 「ホーム」タブ →「条件付き書式」→「新しいルール」を選択します。
- 「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択。
ルール設定（例）
| 条件 | 数式 | 書式（色） |
|---|---|---|
| 残り日数が 30 日以上 | =D2>=30 |
緑 |
| 残り日数が 1 ～ 29 日 | =AND(D2>0, D2<30) |
黄色 |
| 期限切れ（0 日以下） | =D2<=0 |
赤 |
- 各数式を入力し、それぞれの書式（色）を設定します。
- 「OK」を押して適用すると、D列のセルが残り日数に応じて色付けされます。
注意点
DAYS関数は、Excel 2013以降で使用可能です。- 条件付き書式の適用範囲を正しく指定しないと、一部のセルだけが色付けされる場合があります。
まとめ
ExcelのDAYS関数を活用することで、契約や保険の有効期限を日数単位で管理し、視覚的に期限を把握することが可能になります。条件付き書式と組み合わせることで、更新時期を一目で確認できる便利な管理表を作成できます。
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