エクセルで勤務時間と残業時間を算出する方法
Excelを使って、勤務開始時間、終了時間、休憩時間から1日の勤務時間を計算し、所定労働時間（8時間）を超えた分を残業時間として算出する方法を紹介します。日々の勤務時間管理や残業計算に役立つExcelの数式を活用して、正確に勤務時間を計算できます。
基本設定
まず、勤務開始時間、終了時間、休憩時間、勤務時間、残業時間をそれぞれ入力する列を準備します。ここでは、所定労働時間を8時間とし、休憩時間を除いた勤務時間が8時間を超える場合、その超過分を残業時間とします。
例
以下の表で、A列に「開始時間」、B列に「終了時間」、C列に「休憩時間」、D列に「勤務時間」、E列に「残業時間」を表示させる方法について解説します。
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 開始時間 | 終了時間 | 休憩時間 | 勤務時間 | 残業時間 |
| 2 | 09:00 | 18:30 | 1:00 | =B2-A2-C2 | =IF(D2 > TIME(8, 0, 0), D2-TIME(8, 0, 0), 0) |
※上記は、所定労働時間が8時間の9時から18時30分までの勤務で、1時間の休憩がある例です。
勤務時間の計算方法
勤務時間は、終了時間から開始時間を引き、その間の休憩時間をさらに引くことで計算します。次の数式を使用します。
勤務時間の数式
セルD2に以下の数式を入力します：
=B2-A2-C2
この数式では、終了時間（B2）から開始時間（A2）を引き、さらに休憩時間（C2）を引くことで勤務時間を算出します。セルの書式を「[h]:mm」に設定することで、勤務時間を時間と分の形式で見やすく表示できます。
残業時間の計算方法
所定労働時間の8時間を超えた時間を残業時間として計算します。勤務時間（D2）が8時間を超えている場合、その超過分をE2に表示するように設定します。
残業時間の数式
セルE2に以下の数式を入力します：
=IF(D2 > TIME(8, 0, 0), D2-TIME(8, 0, 0), 0)
この数式では、勤務時間（D2）が8時間（TIME(8, 0, 0)で表現）より長い場合、その超過分を計算し、残業時間として表示します。
セルの書式設定 – 計算結果が小数点で表示される場合の対処方法
計算結果を正確に表示するために、勤務時間と残業時間のセルを「[h]:mm」形式に設定します。
- 勤務時間や残業時間が表示されているセル範囲（D2:E2）を選択します。
- 右クリックし、「セルの書式設定」を選択します。
- 「表示形式」タブで「ユーザー定義」を選択し、「[h]:mm」と入力して「OK」をクリックします。
まとめ
Excelで勤務時間と残業時間を計算する方法について解説しました。勤務時間は「終了時間 – 開始時間 – 休憩時間」、残業時間は「勤務時間 – 所定労働時間（8時間）」として算出することで、日々の勤務管理が効率的に行えます。数式を活用して、勤務時間の記録を自動化し、管理の手間を減らしましょう。
使用した関数について
