商品が特定の在庫数以下になったときに通知したい
この記事では、Excelにおいて商品が特定の在庫数以下になった際に通知する方法について解説します。在庫管理をする際、商品が一定数以下になると、補充が必要となる場合があります。自動的に通知を行うことで、在庫不足を未然に防ぐことが可能です。
条件付き書式を使用して在庫数を通知する
Excelの条件付き書式機能を使用することで、商品が特定の在庫数以下になった際に、セルの色を変えて通知する方法を紹介します。
Excelの例
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | 商品名 | 在庫数 | 通知閾値 |
| 2 | 商品A | 50 | 30 |
| 3 | 商品B | 20 | 40 |
| 4 | 商品C | 70 | 50 |
手順
- 在庫数のセル（B2:B4）を選択します。
- 「ホーム」タブの「条件付き書式」から「ルールの管理」を選び、新規ルールを作成します。
- 「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選び、る=B2<C2と設定します。
B2とC2の設定ですが、B3<C3も機能します。 - 書式として、赤い背景色や太字に設定し、在庫数が閾値以下の場合に通知されるようにします。
IF関数を使って通知メッセージを表示する
IF関数を使うことで、在庫数が指定の値以下になった場合に、隣のセルに通知メッセージを表示する方法もあります。
Excelの例
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 商品名 | 在庫数 | 通知閾値 | 通知 |
| 2 | 商品A | 50 | 30 | OK |
| 3 | 商品B | 20 | 40 | 要補充 |
| 4 | 商品C | 70 | 50 | OK |
結果
在庫数が通知閾値を下回った商品に対して「要補充」というメッセージが表示されます。閾値を超えている場合は「OK」と表示されます。並び替えができるなど、管理のしやすさを考えると関数を使用したほうが良いでしょう。
その上で、D列に条件書式として「セルの値」「次の値に等しい」「=”要補充”」と指定し、文字色を変えるなどの方法をおすすめします。
手順
- 「通知」列（D2）に以下のIF関数を入力します。
- =IF(B2<=C2, “要補充”, “OK”)
- この数式を下にコピーすると、すべての商品に対して、在庫数が通知閾値以下かどうかをチェックし、メッセージが表示されます。
まとめ
- Excelの条件付き書式を使うことで、在庫数が特定の閾値を下回ったときに自動的にセルの色を変更し通知することができます。
- IF関数を使うと、在庫数が閾値を下回った場合に、補充の必要がある商品に対してメッセージを表示することができます。