Cómo calcular horas de trabajo y horas extra en Excel
En este artículo se explica cómo calcular las horas de trabajo diarias basándose en la hora de inicio, la hora de finalización y el tiempo de descanso en Excel, y cómo calcular las horas extra cuando se excede el tiempo estándar de trabajo de 8 horas. Con las fórmulas de Excel, se puede realizar un seguimiento preciso de las horas de trabajo y las horas extra para la gestión diaria del tiempo.
Configuración básica
Primero, prepare columnas para la hora de inicio, la hora de finalización, el tiempo de descanso, las horas de trabajo y las horas extra. En este ejemplo, el tiempo estándar de trabajo se establece en 8 horas. Cualquier tiempo que exceda las 8 horas (excluyendo el tiempo de descanso) se considera horas extra.
Ejemplo
En la siguiente tabla, se muestra cómo calcular las horas de trabajo y las horas extra con los datos de las columnas A a E:
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Hora de inicio | Hora de finalización | Tiempo de descanso | Horas de trabajo | Horas extra |
| 2 | 09:00 | 18:30 | 1:00 | =B2-A2-C2 | =SI(D2 > HORA(8, 0, 0), D2-HORA(8, 0, 0), 0) |
*En este ejemplo, el tiempo estándar de trabajo es de 8 horas, con un turno de 9:00 a 18:30 y una pausa de 1 hora.
Cálculo de las horas de trabajo
Las horas de trabajo se calculan restando la hora de inicio a la hora de finalización y luego restando el tiempo de descanso. Use la siguiente fórmula:
Fórmula para las horas de trabajo
Introduzca la siguiente fórmula en la celda D2:
=B2-A2-C2
Esta fórmula calcula las horas de trabajo restando la hora de inicio (A2) y el tiempo de descanso (C2) de la hora de finalización (B2). Configure el formato de la celda como [h]:mm para mostrar el resultado en formato de horas y minutos.
Cálculo de las horas extra
Las horas extra se calculan como el tiempo que excede las 8 horas estándar. Si las horas de trabajo (D2) exceden las 8 horas, la diferencia se muestra en E2 como horas extra.
Fórmula para las horas extra
Introduzca la siguiente fórmula en la celda E2:
=SI(D2 > HORA(8, 0, 0), D2-HORA(8, 0, 0), 0)
Esta fórmula verifica si las horas de trabajo (D2) exceden las 8 horas (representadas por HORA(8, 0, 0)). Si exceden, calcula la diferencia como horas extra; de lo contrario, devuelve 0.
Formato de celdas – Cómo manejar resultados en formato decimal
Para mostrar correctamente los resultados, configure el formato de las celdas de Horas de trabajo y Horas extra como [h]:mm:
- Seleccione el rango de celdas que muestra las horas de trabajo y las horas extra (D2:E2).
- Haga clic derecho y seleccione “Formato de celdas”.
- En la pestaña “Número”, seleccione “Personalizado” y escriba [h]:mm, luego haga clic en “Aceptar”.
Conclusión
En este artículo se explicó cómo calcular horas de trabajo y horas extra en Excel. Las horas de trabajo se calculan como “Hora de finalización – Hora de inicio – Tiempo de descanso”, y las horas extra como “Horas de trabajo – Tiempo estándar de trabajo (8 horas)”. Usando fórmulas, puede automatizar el seguimiento de las horas de trabajo, lo que facilita la gestión diaria del tiempo y reduce la carga administrativa.